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林业科技档案发展现状与对策探析

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一、林业科技档案发展现状

党的十九大以来,以习近平总书记为核心的党中央高瞻远瞩,大力建设林业生态文明,强调“生态兴则文明兴,生态衰则文明衰”,给林业生态科学研究带来发展机遇。同时,在这种新形势下,林业科技档案的发展也面临着巨大的挑战。

1.重林业科研轻档案管理

文件材料是林业科技档案的前身,科技档案是科技文件材料的归宿。科技档案收集归档工作是林业科技档案管理的重要组成部分。林业科研项目完成后,如果科技档案不及时归档,档案室就没有足够的科研信息资源,直接影响了科技档案整理、查阅、保管、鉴定、统计、开发利用等工作的开展。林业科技档案的收集、归档工作离不开科研人员的密切配合。在数字化背景下,林业科技档案的归档工作至关重要。但部分林业科研工作者因忙于科研工作,档案意识比较淡薄,对文件归档工作缺乏必要的认识,甚至认为自己的科研成果应当自己留存,若归档,怕使用起来不方便,从而使林业科技档案收集、归档成为林业科研单位的难题。

2.林业科技档案管理游离于科研管理之外

在林业科研管理过程中,一些单位没有将林业科技档案归档工作纳入科研管理工作流程之中,档案管理人员始终游离于科研工作流程之外,导致形成了“科研人员何时归,档案人员就何时收;科研人员归什么,档案人员就接受什么”的被动局面。

3.档案管理宣传不到位

在工作中,一些单位对林业科技档案管理的法律法规宣传不到位,林业科研人员不甚了解归档标准,在项目结题鉴定后,不明白组卷的具体方法和要求,导致林业科技档案的收集、归档工作难以开展。

二、林业科技档案有效利用构想

在数字化背景下,网络数字管理形式的出现对林业科技档案管理工作的优化造成了一定冲击,档案管理人员要改变工作思路,积极顺应时代发展趋势,探索档案数字化发展方法,依靠自身的科学管理方法和优良的服务态度与科研人员沟通交流,从而使科技档案归档工作有效顺利开展。

1.增强科研人员的归档意识

主管部门应将林业科技档案的形成、积累、整理归档工作纳入单位管理范畴,列入科研人员的职责范围。可以采取多种宣传方式,如库藏介绍、展览、档案知识宣传讲座等,使科研人员了解档案的价值,认识到档案管理的重要性,全面增强科研人员的归档意识。

2.提高档案管理人员素质

在数字化背景下,档案管理职业的意义、内涵和管理方式都在不断更新,这对档案管理人员提出了更高的要求。首先,档案管理人员应具有扎实的档案管理业务知识,才能在档案收集、整理过程中把好质量关,收集价值高的科技档案,以充实库藏。其次,在档案利用方面,要做到心中有数,提供全方位的服务。

3.及时归档,为林业生态建设服务

林业科学是一门专业性强、涉及面广、跨学科的综合性科学,具有周期长、见效慢、森林覆盖广、内外业相互渗透、区域性、阶段性、社会性等特点。林业科学涵盖森林生态学、树木育种学、森林病虫害防治、森林碳汇研究、造林、治沙等方面,决定了林业科技档案是一门多学科的科研实践活动的真实记录载体。林业科技档案应及时归档,使静态信息变为动态信息,从而更好地为林业生态建设服务。

4.逐步实现归档“三纳入”

《科学技术档案工作条例》中规定:“一个科研课题,一个试制产品,一项工程或其他的技术项目,在完成或告一段落后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成保管单位,填写保管期限,注明密级,由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后,及时归档。”科技档案归档要注意依法归档,认真按照《档案法》和《科学技术档案工作条例》的要求,逐步实现档案归档“三纳入”,即把归档工作纳入科研人员职责范围、纳入科研管理工作程序、纳入林业科研工作计划中。要实现林业科技档案与科研活动和管理工作的同规划、同部署、同落实,更好地解决林业科技档案收集工作滞后问题,为数字化档案信息资源收集做好前期准备。凡是反映本单位科学研究、科技扶贫、科技支撑、技术监理、规划设计、科研管理等科学技术活动内容与成果的文字、图表、声像等科技文件,在科研项目结题验收前,都必须按照科技档案归档标准要求及时归档。

5.有效利用,加快科研成果诞生

科研单位是我国出人才出成果的前沿阵地。由于林业周期性长,广大科研人员长期乃至几代人辛勤耕耘,在实践活动中形成了大量宝贵的科研资料,林业科技信息资源无疑是一笔具有极高使用价值的无形资产,也是科学研究不可缺少的依据。管好用好这些宝贵的档案信息资源,能使科研人员汲取前人的经验,在科研工作中少走弯路,有效获得科研信息资助,加快科研进程,从而做到早出成果、快出成果。

6.坚持纸质档案与电子档案并存,逐步实现信息共享

在数字化背景下,各种数字化手段将被逐步引入档案信息化管理过程中,从而实现林业科技档案信息数字化。档案数字化输入转换,数字化档案接收、存储、管理,为林业档案构建了一个全面、完整、快捷、准确、集中统一的计算机目录检索体系。档案管理人员利用计算机将纸质文字档案或电子档案以及各种形式的传统文献输入计算机,结合计算机互联网现代化科学技术,应用多种检索方法,提高检索效率,为科研人员提供便利、准确、快捷高效的林业科技档案利用平台。数字档案具有众多优势,其依靠新技术的支持,实现馆藏科技档案数字化、转输过程自动化、信息资源共享化。纸质档案具有记录符号,保证了档案的原始性,为电子档案的真实性提供了保障,极大方便了档案的检索和利用。因此,数字化背景下纸质档案和电子档案并存,线上和线下快速处理、互相配合是信息资源共享的前提。

作者:陈建红 单位:内蒙古自治区林业科学研究院

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