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医院档案管理工作的现状分析

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摘要:档案管理工作是医院医院管理工作的重要组成部分,因此医院档案管理的水平对医院发展的有重要意义。本次研究对医院档案管理工作的现状进行分析,并提出应对策略。

关键词:医院;档案管理;现状分析;应对策略

医院档案主要是医院在从事医疗、科研、教学及其他业务活动过程中形成的有价值的历史记录。[1]传统档案管理无法使档案资源被最大限度的大限度开发和利用,同时档案使用效率,不能满足当前现代化医院对档案资料的使用需求。因此实施规范性、科学化的档案管理,对减少医疗资源浪费,提高医院管理工作效率和推动医院事业的蓬勃有重要意义。本文就医院档案管理工作的现状与应对策略予以综述,具体如下。

1医院档案管理工作现状分析

1.1医院档案管理人员专业能力不强、综合素质不高

档案管理人员的文化程度、专业能力和综合素质良莠不齐,外出进修机会少,对现代档案管理知识的认识不足,掌握匮乏,这就增加了档案管理的难度。同时医院安排非专业人员参与档案管理,导致其对档案的收集、归档、装订等流程掌握不熟练,责任心不强,易导致资料丢失,影响档案归档质量。此外医院管理中未能将档案管理人员纳入管理考核中,导致其整体水平不高,这就阻碍了档案管理事业的发展。

1.2档案管理制度不健全

目前,在我国仍未形成医院档案管理评审制度相关标准,主要是靠各医院在实际工作中逐渐摸索出档案管理制度,这就导致了档案管理制度相对陈旧落后且不健全。此外,在档案管理过程中,对于档案资料的纳入、收档及装订工作均缺乏统一的管理标准,这导致在实际工作中工作人员不能受到严格的约束力,在工作中出现档案资料的收集不全,归档随意,查找困难等问题。

1.3对档案管理的重视度不高

多数医院的工作重心倾向于临床一线,对档案管理工作在医院发展建设中的重要性认识不够,同时缺乏对档案管理工作的足够的重视,硬件和软件投入不足,不能合理利用档案资料。在医院工作的大部分人员多为医护人员,他们一般会单纯的认为档案工作属于档案专职人员的工作,缺乏资料归档的责任心,因此不能在临床工作中形成完成、准确的档案记录和保存,在档案管理工作中易出现工作疏忽,从而忽视了档案资源在医教研和医院发展建设中的重要作用。

1.4档案信息化管理程度普遍较低

随着现代经济的不断发展,信息化的发展已经成为当今社会发展的趋势。而在现代多数医院的档案室中,仍然缺乏现代化的档案信息管理系统。对档案资料的管理仍然采用原始的纸质储存方法,未能进行数字化的处理与加工,易出现丢失、损毁事件,降低了档案资源的利用度和使用效率。另外大量的纸质资源也占据了大量的空间,这就要求增加硬件设施的投入,导致了资源的浪费。

2医院档案管理的对应策略

2.1提高医院档案管理人员的专业素养

医院对档案管理工作人员加强相关管理知识培训,组织其积极参加会议、讲座,并进行继续教育,以提高其责任意识。同时纠正“重管轻用”的陈旧管理方式,以便充分调动工作人员的积极性和能动性,从而使档案信息资源的功能得到最大化的利用。此外让档案工作人员树立档案教育属于终生教育的观念,增强服务意识,以满足医院的档案使用需求,实现医院档案的现代化管理。

2.2完善健全的档案管理制度

医院档案管理工作能够积极开展的前提在于具备完善的管理制度和体系。[2]因此医院相关部门应在实际工作的基础上结合政府部门档案管理制度规范,积极改进和完善原有的档案管理规范,制动一套完善的档案管理系统,内容主要既包括档案工作人员的工作管理规范档案,也包括档案资料的收集、整理、归档、利用、保密以及销毁等规定。明确各自的任务和职责使各项工作均有法可依,有章可循,以提高档案工作效率,确保档案管理工作能够高效完成。

2.3加强对档案工作重要性的重视

首先应该加强领导干部对档案管理重要性的认识,让其认识到档案管理工作是医院管理工作中不可分割的重要组成部分,通过档案工作反馈的信息能够指导医院的工作配合,对医院的改革和进步有着长促的推动意义。同时应该加强对档案管理工作人员相关专业知识的培训,使其认识到档案工作的重要性,提高其自觉性和责任心,使各项工作均实行统一领导和分级管理,以确保档案资源物尽其用。此外,在全院范围内扩大利用面,向广大医务人员提供档案的有效信息,以便更好的为临床医疗、科研等进行服务。

2.4提高档案管理的现代信息化管理水平

档案管理的最终目的在于档案资源的最大化利用,而档案资源的信息化水平高低对其利用效率起着决定性作用。档案管理的现代化水平主要两点,一方面在于档案资源存储的数字化,这就要求医院需要引进完善的档案信息管理系统,对对档案进行科学的收集、分类和保存;另一方面在于档案利用的网络化,将档案管理系纳入到整个医院信息系统中,使档案子系统能够被最大化使用,更好的为医院综合系统服务。

3小结

综上所述,通过综合分析医院档案管理工作中出现的问题并提出对应策略,有利于提高档案管理工作效率,促进医院的长足发展。而在在实际工作中,这要求医院档案管理人员提高对档案管理重要性的认识,不断提升自身专业水平,掌握档案资源的现代化信息管理系统的应用,从而提高医院档案管理工作水平,进一步促进医院的改革和发展。

参考文献:

[1]王芳.医院文书档案管理的问题及应对措施[J].卷宗,2016,6(2):83.

[2]董新刚.医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国继续医学教育,2015,7(1):33-34.

作者:王琳琳 单位:河南省平顶山市第三人民医院

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