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会计信息系统的内部控制现状

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【摘要】随着我国经济的快速发展,越来越多的科技成果应用于我们日常生活和工作领域。科技的进步加快了社会信息化的进程,就当前会计行业而言,电子信息化是顺应时代发展的必然趋势。我国传统的会计记账方式已经逐渐退出历史舞台,正式进入计算机信息化阶段,高职院校要想在当前激烈的电子经济时代拥有自己的一席之地,需要对自身计算机会计信息系统的内部控制进行完善,找出当前存在的问题并制定行之有效的解决方案来优化和管理。基于此,本文主要对计算机会计信息系统的内部控制现状及优化策略进行详细分析,首先对计算机会计信息系统的概念进行介绍,其次是找出当前会计系统中存在的问题,最后是优化计算机会计信息系统的具体策略,希望能够促进高职院校会计行业的健康快速发展。

【关键词】计算机;会计信息;内部控制;优化策略

1引言

近几年来,电子信息技术发展迅速,会计行业也出现了许多新变化,以往传统的会计记账方式被时代所遗弃,取而代之的是计算机会计信息系统,此举保证了会计数据的准确性,大大提高了工作效率。但是任何事物的发展都不是一蹴而就的,需要在实际工作中进行变革和完善。所以在高职院校发展的过程中,要及时掌握计算机会计信息系统的内部控制,这有利于加强对内部的监管,从而促进自身的发展与进步。

2计算机会计信息系统的概述

2.1计算机会计信息系统的涵义

计算机会计信息系统就是会计信息化,有被称为财务管理信息化,叫法不同但是含义是相同的,都是指依据会计管理学的理论,结合电子信息技术将某一主体的会计业务流程融进在整个业务流程中实现资金流、信息流、物流等信息的一体化,有利于及时准确的将相关会计信息提供给管理层,达到信息共享的目的。现阶段,高职院校中普遍采用计算机信息系统进行日常的账务处理,以及各种相关数据的传递工作,这种方法大大节约了操作时间,提高了工作效率。

2.2计算机会计信息系统的发展趋势

在计算机会计信息系统发展的初期阶段,最主要的特点就是会计电算化。站在国际的角度上来看,首先是1954年美国的通用电气公司在计算人员工资时借助电子计算机等辅助设备安装相关会计软件具备了实现会计信息化的条件,这同时也标志着会计行业领域进入了一个崭新的发展阶段。但是就我国而言,计算机会计信息系统发展起步时间晚,发展速度慢。1978年,我们国家决定借鉴国外先进的会计发展理念,建立会计电算化试点。经过多方考察研究,最终在长春一汽公司实施开展相关工作。为了加快会计信息系统的发展步伐,我国政府又在1996年出台了《会计电算化工作规范》的财政文件并于1999年顺利地举办了名为“新形势下会计软件市场管理研究会暨会计信息化理论专家座谈会”的专题活动,明确了会计信息化的概念。到目前为止,我国的计算机会计信息系统已经发展了40个年头,也取得了一些成绩,实现了从无到有的飞跃。从发展历程上看,我国计算机会计信息系统的发展每十年是一个发展节点,基本上可以分为以下几个阶段:(1)1978年—1988年,国内一些企业意识到会计电算化的重要性,开始着手自由设计开发相关财务软件并进行推广使用;(2)1988年—1998年,会计电算化进入了商品化阶段,大公司的财务软件得到了市场的青睐,例如用友、金蝶等财务软件被许多企业购买使用;(3)1998年—2018年,社会各主体对于会计部门的要求已经不仅仅局限在账务处理和输出报表方面,更多的是根据财务信息得出多方面的决策,制定发展整体规划。

3计算机会计信息系统对高职院校内部控制的影响

计算机会计信息系统对高职院校内部控制的影响是多方面的,要想从根本上加强内控工作还得找出最主要的影响因素。经过多年的实践和探索,相关专家指出内控环境和内控活动之间的联系直接影响内控工作的质量。内控环境指的是会计信息系统是一个综合业务的处理流程,它能够对高职院校内的各个部门的业务信息进行专业化处理,这一定程度上有利于解决会计信息不对称的问题,从而使内部环境更加优化。在以往进行授权交易的活动过程中,需要不同部门的多位领导层层审批,计算机信息系统改变了这种落后的授权方式,大大节约了流程审批时间,提高了单位整体的办事效率。内控活动指的是由相关管理人员进行的主体管控,包括人机控制两个方面,财务人员和计算机会计信息系统则是这两个方面的主体。在日常工作过程中涉及到的内控内容就是对高职院校内的各种信息进行高效快速的处理,提取出有价值的信息,并通过计算机达到传递数据的目的。但是为了保证数据的完整性我们需要注意的是必须对网络系统的安全性高度重视起来,全面管理各个操作系统的维护工作。

4计算机会计信息系统的内部控制现状

4.1系统内部模块功能欠缺

传统的会计记账模式和审计模式虽然已经不适应时代发展的趋势,但是不可否认的是该方式具有一定优势,例如账务在进行更改的时候会留有相关的痕迹,可以在审计的过程中直接发现存在的一些问题,有利于内部控制工作的开展和进行。而计算机会计信息系统则侧重更多的是查询功能,欠缺内部模块控制功能,究其根本,是该系统内部控制系统不完善,例如计算机会计信息系统对于专项资金转移的问题不能准确识别收入与支出的会计数据,也不准判断出使用专项资金的相关主体。针对当前计算机会计信息系统的细节工作还是有许多地方需要完善的。高职院校的事业会计需要与基建会的会计进行结合,相互促进,这是我国会计行业发展的必然趋势,符合统一会计主体的相关要求,随着科技的进步我们有理由相信该方式将会在一定程度上提高会计信息质量。

4.2数据的安全性和保密性无法保障

财务数据的安全性与保密性直接关系着高职院校发展的速度和方向,但是目前我国国内的大多数院校还没有意识到这一点,会计专业软件的开发商也没有对数据系统的维护工作高度重视起来,导致许多数据仅仅只是存放在硬盘、磁盘和网络储存中。这种方式缩短了相关事项的调查时间且便于使用者携带和传递数据。但是任何事物都不是完美的,计算机会计系统也是如此,它也存在自己无法改变的弊端,比如使用者对数据进行处理时不会留下任何痕迹,无法提供操作步骤等。计算机系统在运行过程中面临着病毒入侵等危险,数据系统一旦受到病毒的破坏就会瘫痪,相关的数据也会随之丢失,无法起到保护数据安全性和保密性的目的。

4.3操作人员业务水平有待提高

操作人员作为计算机会计信息系统的使用者,需要具备专业的财务会计知识和审计基础,另外还要熟悉计算机的具体操作方法。单就计算机会计信息系统的内部控制而言,操作人员在进行日常操作之前应当掌握一些内控的方法技巧和手段,能够做到理性科学地分析数据等工作。随着办公自动化软件的广泛应用,高职院校要求操作人员在进行财务审计工作时要做到熟练运用各种基本软件,能够利用数据库编程等语序完成数据输入和查询等一系列操作。但是,由于我国计算机会计信息系统起步较晚、发展较慢,与美国等发达国家间存在着较大的差距等原因,目前一大部分的操作人员没有达到相关标准规定的要求,这严重影响计算机会计信息系统工作的顺利开展。

5优化计算机会计信息系统的具体策略

5.1健全相关管理制度

任何一项工作的顺利开展都离不开行之有效的管理制度,计算机会计信息系统的内控工作也不例外。一般情况下,计算机设备的重要网络包括政务内网、因特网和审计专网,相关人员在具体的操作过程中要明确责任划分和权限划分,确定好会计系统使用的网络并确认其与其他网络之间是相互独立、互补影响的,这样才能够保证计算机网络系统的安全性和稳定性。另外,还需要对计算机设备及时进行更新,根据规定的使用期限定期维护和保养,对系统内的操作人员也要依据岗位特点进行职责划分,最大限度地提高计算机会计信息系统的工作效率。

5.2强化审计退出制度

强化审计退出制度这项措施可以分为两个方面:(1)建立审计退出制度,强化审计退出职责。这主要是要求包括高职院校在内的使用计算机会计信息系统的单位要根据自身的实际情况对系统操作指南和细则来进行“本土化”,其目的在于暂时将无法符合应用情况的制度剔除,从而促进计算机会计信息系统的快速发展。(2)以高职院校为例,明确主体规划范围进行职责划分。会计是一个多功能的职业名称,它包括多个岗位,例如会计主管、会计稽查、会计档案、会计核算以及出纳等,岗位名称不同,所管理的工作内容也不同,受会计信息化趋势的影响,国家财政部对以上岗位进行了调整,简化了会计工作环节。高职院校采用的计算机会计信息系统需要设立和健全模块和内部业务流量等功能,为各部门工作的顺利开展提供便利。

5.3建立评估标准制度体系

目前高职院校使用的计算机会计信息系统能否发挥应有的作用还需要等待时间去检验,随着应用的时间越长,其优缺点也更加明显,管理层能够及时掌握该系统与自身的切合性以及操作人员水平的高低。要想使计算机会计信息系统更加适合高职院校的发展现状,笔者建议建立健全评估标准制度体系,主要分为以下一些几个方面:(1)高职院校要根据自身情况,建立一个符合现状的计算机会计信息系统的实践检验基地,相关的系统操作人员都需要在基地内进行专业的培训,从而提高操作人员的专业水平;(2)实行“优胜劣汰”的原则,这主要是针对会计人员来说的,对那些无法按照规定和要求完成任务的人员给予换岗调职,而对那些技能达标的人员加强专业培训和教育。

6结语

综上所述,计算机会计信息系统符合当今高校财务发展的趋势,具有明显的操作优势,极大地提高了数据处理工作的效率,提高了数据的精确度,保证了各项会计工作的顺利开展。但是任何事物都存在着固有的弊端,会计信息系统也不例外,要想该系统更好地服务于高职院校的整体发展,必须完善其系统的内部控制,使会计工作得以顺利进行。

【参考文献】

[1]李梦芸.当代会计信息系统内部控制中存在的问题[J].中国乡镇企业会计,2012(08):201-203.

[2]刘莉.浅议计算机会计信息系统的内部控制[J].中国外资,2012(20):104.

[3]任蕾.当前企业会计电算化信息系统内部控制的问题及对策[J].商业文化(下半月),2012(04):64-65.

作者:王柏清 单位:四川文化产业职业学院

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